مكان العمل : مجمع باتي شهير الشروط الواجب توفرها في المرشح : * الجنسية التركية او حاصل على الجنسية * التفرغ التام للعمل في دوام كامل * لديه خبرة في التعامل مع الجهات الخارجية (الحكومية وغير الحكومية ) * الإلمام بأنظمة العمل التركي * اللغة التركية قراءة وكتابة * التحدث بالانجليزية * الجنس : ذكر * العمر : 18 الى 40 المسؤوليات: القيام بمساعدة المسؤول في تجهيز المكتب الرئيسي في اسطنبول بالقيام بالاعمال التالية : 1- تجهيز المكتب الرئيسي واخذ الاوامر من المسؤول وتنفيذها بشكل دقيق 2- تفعيل الكهرباء والانترنت للمكتب 3- البحث عن عروض اسعار لتجهيز المكتب بشكل كامل من مكاتب واجهزة واعمال الصيانة واي متطلبات او نواقص اخرى لتجهيز المكتب بشكل كامل 4- التواصل مع ادارة المجمع وترتيب الفواتير والاعمال المتعلقة بين المكتب وادارة المجمع 5- مساعدة المسؤول وتمثيلة امام الادارات والجهات ذات العلاقة 6- مرافقة المسؤول وتمثيلة في الجهات الحكومية والجهات الخارجية 7- تجهيز الخطابات والطلبات المتعلقة بأنظمة العمل التركية 8- مساعدة المسؤول في التواصل مع مكاتب التوظيف لاستقطاب الموظفين الجدد 9- تنفيذ اي اوامر يطلبها المسؤول المهام المكتبية * إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية * استقبال البريد اليومي والمعاملات الخاصة بالمسئول وفرزها * توجيه المعاملات لجهات الاختصاص * عرض المعاملات على المسئول * صياغة الخطابات الموجهة من المسئول لباقي الإدارات والجهات الخارجية * التنسيق مع مدراء الإدارات التابعة للمسئول في جميع الأعمال اليومية * تحديد الطلبات الإدارية والمكتبية * القيام بالاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة * الاتصالات المباشرة مع المدراء وكبار المسئولين داخل وخارج الهيئة * تنظيم الميزانية المالية للمكتب ومتطلبات المكتب * مناقشة المواضيع والمشكلات مع الموظفين والمدراء * المشاركة في دراسة وتطوير الهياكل التنظيمية والتوصية بالتعيين في المناصب لمن يناسب لها * تنظيم أعمال الصيانة بالمكتب * الإشراف على وضع الأنظمة المكتبية أو الإدارية المستحدثة عند التجديد * الإشراف الدوري على وضع أجهزة الأمن والأمان في المكتب المهام المتعلقة بالمسئول * تنظيم مواعيد المسئول * تنظيم وقت المسئول وتقسيمه ليتناسب مع الأعمال اليومية * الحصول للمسئول على المواعيد خارج الهيئة * تنظيم المعاملات والبريد اليومي وتقديمها للمسئول * تقديم الاستشارات الإدارية والتخصصية للمسئول * المشاركة في التخطيط الإستراتيجي للإدارة والهيئة * القيام بالدراسات التي يوجه بها المسئول * تحضير مواضيع الاجتماعات وإعداد التقارير الخاصة بها * إعداد التقارير عن أي مواضيع يكلفه بها المسئول * إعداد التقارير الدورية عن الإنتاجية وعن موظفي المكتب * ترتيب وتنظيم السفريات والاجتماعات * تجهيز لائحة بالمواعيد اليومية للمسئول * تمثيل المسئول أمام الآخرين * المشاركة في الاجتماعات وتمثيل المسئول عند غيابه * استقبال وتوديع المسئول في حالات السفر * مرافقة المسئول في الحفلات والمناسبات الرسمية والجولات التفقدية وإعداد التقارير الخاصة بها * مرافقة المسئول في الوفود الرسمية والسفريات داخل وخارج البلاد iş yeri : Batışehir Adayın sağlaması gereken şartlar: * Türk vatandaşlığı veya vatandaşlığına sahip olmak *Tam zamanlı tam zamanlı çalışmak * Dış taraflarla (hükümet ve hükümet dışı) ilişkilerde deneyime sahiptir. * Türk iş mevzuatına aşinalık * Türkçe okuma ve yazma *İngilizce konuş * Cinsiyet erkek * Yaş: 18 ila 40 Sorumluluklar: Aşağıdaki işleri yaparak görevliye İstanbul'daki ana ofisin hazırlanmasında yardımcı olmak: 1- Merkez ofisi hazırlamak ve görevliden emir almak ve doğru bir şekilde uygulamak 2- Ofis için elektrik ve interneti etkinleştirin 3-Ofisi tam olarak donatmak için ofis, ekipman, bakım çalışmaları ve diğer tüm gereksinimler veya eksiklikler açısından ofisi tam olarak donatmak için teklif aramak 4- Kompleks yönetimi ile iletişim kurmak ve ofis ile site yönetimi arasında fatura ve ilgili işleri düzenlemek 5- Görevliye yardımcı olmak ve onu ilgili daire ve makamlar nezdinde temsil etmek 6- Yetkiliye refakat etmek ve onu resmi kurumlarda ve dış taraflarda temsil etmek 7- Türk iş mevzuatı ile ilgili yazı ve taleplerin işlenmesi 8- Yöneticiye yeni çalışanları çekmek için istihdam büroları ile iletişim kurmada yardımcı olmak 9- Yetkili tarafından talep edilen emirleri yerine getirmek ofis görevleri *Ofis işlerinin yönetimi ve organizasyonu * Günlük posta ve resmi işlemlerin alınması ve sıralanması * İşlemlerin yetkili mercilere yönlendirilmesi * Yöneticiye işlemleri göster * Yetkiliden diğer departmanlara ve dış taraflara gönderilen yazıların hazırlanması * Günlük işlerin tamamında görevliye bağlı daire müdürleri ile koordinasyonun sağlanması * İdari ve ofis taleplerinin belirlenmesi * Gelen ve giden telefon görüşmeleri yapın * Otorite içindeki ve dışındaki yöneticiler ve üst düzey yetkililerle doğrudan temas * Ofisin mali bütçesini ve ofis ihtiyaçlarını organize etmek * Sorunları ve sorunları çalışanlar ve yöneticilerle tartışın * Organizasyon yapılarının araştırılmasına ve geliştirilmesine katılmak ve kendilerine uygun pozisyonlara atanmasını önermek *Ofis içi bakım işlerini organize etmek * Yenileme sonrasında yeni ofis veya idari sistemlerin gelişimini denetlemek * Ofiste güvenlik ve güvenlik cihazlarının yerleştirilmesinin periyodik denetimi Sorumlu görevler * Resmi randevuları organize etmek * Görevlinin zamanını organize etmek ve günlük işlere uyacak şekilde bölmek *Yetki dışı resmi atamaların alınması * İşlemlerin ve günlük maillerin düzenlenmesi ve yetkiliye sunulması * Yetkiliye idari ve özel tavsiyelerde bulunmak * İdare ve otoritenin stratejik planlamasına katılım * Yetkili tarafından yönlendirilen çalışmaları yürütmek * Toplantı konularını hazırlamak ve raporlarını hazırlamak * Görevli tarafından kendisine verilen konularda rapor hazırlamak * Verimlilik ve ofis personeli ile ilgili periyodik raporların hazırlanması *Seyahat ve toplantı organizasyonları ve organizasyonları * Memur için günlük randevu listesi hazırlamak * Sorumluları başkalarının önünde temsil etmek * Toplantılara katılmak ve yokluğunda yetkiliyi temsil etmek * Seyahat durumlarında görevliye karşılama ve uğurlama * Partilerde, resmi etkinliklerde, denetim turlarında görevliye eşlik etmek ve raporlarını hazırlamak * Resmi heyetlerde ve yurt içi ve yurt dışı seyahatlerinde görevliye refakat etmek