دفاتر الشركات التركية تصبح إلكترونية رسميًّا من 2026

في خطوة تشريعية هامة تهدف إلى تحديث النظام التجارى والمحاسبي في تركيا، صدر قرار رسمي بإلزام بعض الشركات الاحتفاظ بدفاترها التجارية التي لا تُستخدم مباشرة في المحاسبة (non-accounting commercial books) بشكل إلكتروني عبر نظام ETDS اعتبارًا من 1 يوليو 2025 وتطبيق أوسع يبدأ من 1 يناير 2026 للشركات الجديدة. هذا يشمل دفاتر المساهمين (pay defteri)، دفتر قرارات مجلس الإدارة (yönetim kurulu karar defteri)، دفتر قرارات المديرين (müdürler kurulu karar defteri)، ودفاتر اجتماع الجمعية العامة والمناقشة (genel kurul toplantı ve müzakere defteri). التعديل القانوني الذي نُشر في Resmî Gazete برقم 32813 ثم الرقم المعدّل 32986، يُدخل الشركات في مرحلة إلزامية للحفاظ على هذه الدفاتر إلكترونيًا إذا توافرت شروطها، كما يُلزم جميع الشركات التي يتم تأسيسها بداية من 1 يناير 2026 وتلك التي تُجري تغييرات في عقد التأسيس تتطلب موافقة وزارة التجارة بذلك الالتزام.

المتطلبات الجديدة تشمل الحصول على موافقة رسمية من إدارة التجارة لإنشاء مستخدم نظام ETDS، وتعيين الأشخاص المسؤولين عن النظام داخل الشركة، على أن يتم التحويل من دفاتر ورقية إلى دفاتر إلكترونية بإغلاق الدفاتر الورقية القديمة عبر ختم من الكاتب العدل (noter)، وتسجيل القرار الرسمي للشركة بذلك. الدفاتر التي تُنشأ إلكترونيًا تُعتبر قانونية ومقبولة رسميًا ولا تحتاج بعد ذلك إلى ختم افتتاح أو إغلاق بالطريقة القديمة، ما يعني أنه تم تبسيط الإجراءات للجهات المسؤولة.

التطبيق المبدئي بدأ قبل يوليو 2025 للشركات القائمة التي تقع ضمن الفئة المطلوبة، بحيث تُعدُّ الفترة الانتقالية حتى 1 سبتمبر 2025 كمهلة لنقل الدفاتر الورقية إلى الإلكترونية للأشخاص والكيانات الخاضعة؛ بينما اعتبارًا من 1 يناير 2026، تصبح كافة الشركات الجديدة ملزمة بالاحتفاظ بهذه الدفاتر إلكترونيًا بالكامل عند التأسيس.

من الفئات التي تُطبق عليها الإلزامية: الشركات المساهمة المحدودة، الوكالات التي تأسست بشكل مؤسّس وتسجيلها في السجل التجاري (Ticaret Sicili) يخضع لموافقة وزارة التجارة، الشركات التي تُغير عقدها الأساسي، والمجموعة التي تتعامل ضمن نشاطات مالية أو جماهيرية حسب التعديلات القانونية. الشركات غير المعنية تستمر في إمكانية استخدام النظام اختياريًا.

الانتقال لا يخلو من تحديات. الشركات التي كانت تحتفظ بالدفاتر الورقية عليها أن تُعد البنية التحتية الرقمية المناسبة، مثل أنظمة الحوسبة المتوافقة مع مواصفات وزارة التجارة، تأمينات رقمية، توقيع إلكتروني، وختم عدلي إلكتروني لإنهاء الدفاتر الورقية السابقة. كذلك، وجود مستخدمين نظام معتمدين وإشعارات للسلطات المختصة ضروري لتسجيل الانتقال صالحًا.

الخبر القانوني هذا مهم جدًا لرجال الأعمال والمحاسبين والمراجع القانونية، لأنه يُعيد تعريف مفهوم الوثائق القانونية الرسمية المطلوبة للشركة فيما يخص الاجتماعات والقرارات والمساهمين، ويجعل الأرشفة والتدقيق أسهل وأكثر شفافية. من الجانب الضريبي والرقابي، النظام الإلكتروني يسهل على الجهات المعنية استعراض الوثائق والمراجعة دون الحاجة للتنقّل بين الفروع، والدفع نحو رقمنة العملية التجارية.

المستهلكون أيضًا – وإن كانوا غير مباشر التأثر – قد يرون أثرًا عندما تتعامل الشركات الأكبر مع عقودها وقراراتها ومستثمريها بطريقة أكثر شفافية، ما قد يخفض بعض التكاليف القانونية أو التأخير في المعاملات التجارية.

من المتوقع أن تزداد الاستثمارات في البرمجيات المحاسبية والبنية التقنية التي تدعم ETDS داخل الشركات الكبيرة والمتوسطة والصغيرة، وفي التدريب المهني للقوى البشرية المسؤولة عن حفظ السجلات والمراجعة.

ختامًا، التعديل القانوني لإلزام دفاتر الشركات غير المحاسبية إلكترونيًا ضمن نظام ETDS يُعدّ خطوة كبيرة نحو الرقمنة والشفافية، ويمثل اتجاهًا لا رجعة فيه في التنظيم التجاري التركي، إذ إنه يُسهّل الرقابة، يختصر الإجراءات الورقية، ويوفّر الوقت والتكلفة على الشركات، طالما تمت الاستعدادات المطلوبة قبل المهل القانونية.